Scanner piano con alimentatore o un modello a rullo?
La conversione da cartaceo a digitale comporta l’impiego di uno scanner per immagini, apparecchio che restituisce un file a mappa di bit che rappresenta la superficie di un oggetto (testo scritto o stampato, illustrazione, fotografia, pellicola) esposto e acquisito attraverso un processo ottico-elettronico analogo a quello di una fotocamera digitale.
Sul mercato ci sono diversi tipi di scanner, ma per questo specifico campo d’applicazione – la scansione documentale – le categorie che ci interessano sono due: gli scanner a letto piano, provvisti o meno di un alimentatore automatico di documenti (Adf), e quelli a rullo.
Le differenze fondamentali tra queste due sottocategorie riguardano i tipi di documenti trattabili, la velocità di scansione e la produttività quotidiana sostenuta. Gli scanner a letto piano (flatbed) sono i più diffusi. Oltre ai modelli stand-alone, sono parte integrante delle fotocopiatrici e delle moderne stampanti multifunzione.
Hanno una struttura costituita da tre elementi: un coperchio superiore, una lastra di vetro sulla quale si appoggia l’originale e il gruppo di cattura sottostante, composto di un sensore, di un sistema ottico e di una sorgente luminosa posti su un carrello che scorre dal basso verso l’alto lungo l’intera superficie di scansione. Ideale per acquisire documenti generici, anche sottili, delicati o dai contorni irregolari, oppure, al contrario, di un certo spessore (anche rilegati o pinzati), lo scanner piano sacrifica la produttività a favore della versatilità .
Dispositivi di questo tipo si prestano al trattamento di un’ampia gamma di originali, ma richiedono un maggior impegno manuale da parte dell’operatore e tempi più lunghi per la scansione di documenti multipli: è infatti necessario collocare sul piano di vetro un originale alla volta, processarlo, rimuoverlo, posizionare la facciata o la pagina successiva e così via. È per questo motivo che tutti gli scanner piani e le Mfp da ufficio dispongono di un alimentatore automatico di documenti (Adf, Automatic document feeder) con una capacità compresa tra 10 e 50 o più fogli: questo accessorio velocizza l’acquisizione di pagine multiple, evitando di dover rimpiazzare manualmente ogni singolo foglio. Gli Adf più evoluti consentono anche la scansione automatica in fronte/retro: tecnicamente, si parla di Radf (Reversing Adf, Adf a inversione) quando l’acquisizione completa della pagina richiede due passaggi consecutivi del foglio (scansione della prima facciata – ribaltamento automatico della pagina – scansione della seconda facciata); si parla invece di Dadf (Duplexing Adf, Adf duplex) quando, grazie alla presenza di una coppia di sensori di cattura, entrambe le facciate del foglio sono processate in un singolo passaggio.
La seconda categoria di scanner documentali è quella dei dispositivi a rullo (in inglese sono chiamati sheet feeder, ad alimentatore di foglio). Questi apparecchi sono simili a piccole stampanti e adottano una tecnica di scansione opposta a quella degli scanner piani: mentre in questi ultimi il documento è fisso sul piano di vetro e il gruppo di cattura si sposta lungo l’asse verticale dell’area di scansione, negli scanner a rullo è il documento a scorrere davanti al gruppo ottico fisso.
Questi apparecchi sono progettati per trattare grandi quantità di documenti, pertanto hanno una costruzione robusta, adatta a sostenere carichi di lavoro anche di diverse centinaia di copie giornaliere; hanno un Adf capiente, nella maggioranza dei casi un Dadf per catturare in un unico passaggio entrambe le facciate del foglio.
Compattezza, alta produttività , velocità e affidabilità , in virtù di un sistema ottimizzato di alimentazione dei fogli che incorpora meccanismi di prevenzione degli errori di pescaggio, si contrappongono in questo caso all’incapacità di trattare originali fascicolati o rilegati e alla difficoltà di gestire soggetti di forma irregolare o molto delicati: questi richiedono l’inserimento in speciali buste trasparenti per evitare il rischio di danneggiamento durante il passaggio tra i rulli.
Quale tipo di scanner scegliere per eseguire la conversione elettronica dei documenti dipende da più fattori. Budget a parte (gli scanner a rullo costano in media più dei modelli piani con Adf), uno dei più importanti è proprio la mole di lavoro prevista: per scansioni saltuarie, oppure continuative ma in quantità limitate a poche decine di pagine al giorno, può bastare lo scanner della multifunzione probabilmente già presente in ufficio. Nel caso di un progetto più ampio di dematerializzazione cartacea è meglio affidarsi a un più efficiente scanner a rullo, la cui produttività e semplicità d’uso compenseranno a medio termine l’impegno economico richiesto per l’acquisto e lasceranno libera la multifunzione per la normale attività dell’ufficio.
In coda all’articolo troverete una breve rassegna di alcuni dei migliori scanner a rullo per il piccolo ufficio proposti a un prezzo di listino fino a circa mille euro. Oltre a una breve descrizione, ne abbiamo riepilogato le caratteristiche tecniche in una tabella in modo che possiate metterli a confronto. Molti di questi prodotti sono stati testati nel nostro laboratorio: per ciascuno abbiamo indicato in quale numero della rivista è stata pubblicata la prova completa.
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