Interfaccia e cloud
Dal punto di vista estetico ed ergonomico, la nuova versione di Office non si differenzia in modo sostanziale dalle ultime edizioni: l’ultima grande rivoluzione risale a Office 2007, che aveva introdotto la barra multifunzione (Ribbon), e da allora le novità sono state molto limitate. Questo significa che gli utenti delle versioni precedenti della suite non avranno grosse difficoltà ad adattarsi alla nuova release, e potranno continuare a lavorare senza cali di produttività . Ma l’interfaccia non è del tutto immutata; per esempio, si può scegliere una di tre diverse combinazioni di colori: quella di default mostra una barra del titolo colorata con le tonalità che contraddistinguono le varie applicazioni della suite (blu per Word, verde per Excel e così via), ma si può anche optare per un’interfaccia bianca, oppure una combinazione di colori grigio scuro, che si adatta bene all’impostazione predefinita di Windows 10 e ricorda la scelta effettuata da Adobe per l’interfaccia dei programmi di Creative Suite.
Le novità comunque non riguardano soltanto le combinazioni cromatiche: Microsoft ha anche riorganizzato varie pagine del backstage, l’interfaccia che viene visualizzata quando si fa clic sulla scheda File della barra multifunzione. Nella sezione Salva con nome, per esempio, l’elenco delle cartelle recenti è suddiviso in base all’ultimo accesso, e il pulsante Sfoglia è stato spostato in una posizione più visibile e facile da raggiungere.
Le funzioni del backstage evidenziano una caratteristica del nuovo Office, in realtà già introdotta nella versione precedente: i programmi sono strettamente connessi ai servizi di cloud storage Microsoft, OneDrive per gli utenti consumer e Sharepoint per le aziende. Come vedremo, alcune delle applicazioni di Office 2016 portano questa integrazione a un livello superiore, usando il cloud non soltanto per memorizzare in remoto i documenti e poi accedervi più comodamente dagli altri dispositivi personali, ma anche come infrastruttura su cui sono basate alcune funzioni avanzate di condivisione e lavoro in team.
Alcune pagine del backstage sono state ottimizzate riorganizzando i contenuti.
Come in passato, la barra multifunzione include un controllo per il passaggio dall’impostazione tradizionale a quella ottimizzata per i dispositivi touch ma, proprio come in passato, questa funzione non rende Office realmente usabile con le dita: i pulsanti delle toolbar vengono leggermente ingranditi e allontanati tra loro, ma la struttura dell’interfaccia rimane immutata, e si conferma anche in questa versione troppo densa per essere davvero adatta ai tablet. Microsoft sembra ormai avere accettato questo limite: infatti, come vedremo, ha realizzato App progettate specificamente per smartphone e tablet, anche Windows.
La barra multifunzione mostra comunque un paio di nuovi controlli, che come vedremo sono tutt’altro che secondari. A destra delle schede (i cui nomi, per inciso, ora non sono più tutti in maiuscolo) si trova una casella che mostra il testo Che cosa si desidera fare?, traduzione piuttosto formale dell’inglese Tell me (“dimmi”). Questa casella è la porta per accedere a un motore di ricerca, integrato in quasi tutte le applicazioni di Office, che permette di individuare le funzioni e le opzioni di cui non si conosce la posizione. Non solo: questo motore può comprendere semplici domande in linguaggio naturale (“come aggiungo una nuova riga a una tabella?”), anche se si può usare uno stile di ricerca molto più asciutto (“inserisci forma”) specialmente se si sa già come agire ma non si vuole perdere tempo a cercare la funzione. Per raggiungere la casella di ricerca basta sfruttare la scorciatoia Alt+Q, senza dover abbandonare la tastiera. Il menu a discesa di questa funzione mostra gli ultimi comandi trovati e usati, permettendo di riutilizzarli senza doverli cercare di nuovo. Il campo Tell me è presente in quasi tutte le applicazioni della suite, con la notevole eccezione di OneNote, che invece offre soltanto le funzioni di aiuto tradizionali.