Lavoro in team ed editing concorrente
Come abbiamo già accennato, la memorizzazione dei documenti nel cloud ha permesso a Microsoft di implementare molte nuove funzioni dedicate al lavoro in team. Sempre più spesso, infatti, gruppi di utenti si trovano a lavorare sugli stessi documenti, scrivendo sezioni differenti oppure revisionando in tempo reale i vari contributi. Questo vale in particolare per Word, il programma più popolare dell’intera suite, ma anche i fogli di calcolo di Excel e le presentazioni di PowerPoint vengono spesso creati o modificati da molte mani. In questi casi il tradizionale sistema di revisione, presente da molti anni nella suite, mostra tutti i suoi limiti: i documenti devono passare da un utente all’altro, e ogni singola modifica dev’essere approvata o rigettata, con un flusso di lavoro certamente molto organizzato ma anche rigido e poco adatto alle dinamiche odierne, spesso molto meno formali.
Nella nuova release Word integra per la prima volta una funzione fino a oggi presente soltanto nella versione Web, già da tempo implementata in modo molto efficace dalla suite online di Google (Documenti, Fogli e Presentazioni): l’editing concorrente, che Microsoft chiama co-authoring. Tutti gli utenti che hanno accesso in scrittura a un documento memorizzato nel cloud possono lavorarvi contemporaneamente. Non possono agire sullo stesso paragrafo (per evitare di modificarsi il testo a vicenda), ma per il resto sono liberi di cambiare o aggiungere qualsiasi elemento nello stesso istante. L’interfaccia mostra dove sta intervenendo ciascun utente, e aggiorna i contenuti in tempo reale. Questa modalità di lavoro non si adatta a tutti gli utenti e a tutte le situazioni, ma è sicuramente utile in varie circostanze e l’implementazione di Microsoft è molto convincente.
Il nuovo pannello Condividi permette non solo di verificare in ogni istante chi ha accesso al documento attivo, ma anche di modificare i diritti concessi oppure revocarli.
Condividere un documento è semplicissimo: basta salvarlo nel cloud e poi fare clic sul nuovo elemento Condividi, posizionato all’estrema destra nella riga delle schede della barra multifunzione. Questo pulsante mostra il numero di utenti attivi in ogni momento, e apre un pannello con i controlli per invitare nuovi utenti e per modificarne le opzioni. Grazie a queste funzioni si può estendere la condivisione, cambiare i privilegi di ciascun utente (sola lettura oppure modifica) o generare un collegamento per condividere il file con chiunque, in sola lettura o anche in scrittura.
La versione 2016 di Microsoft Excel integra molte funzioni avanzate di analisi dei dati, precedentemente disponibili soltanto nell’add-in opzionale Power Query.
L’ampia libertà di modifica dei documenti può essere un’arma a doppio taglio: è solo questione di tempo prima che qualche membro del team faccia una modifica sbagliata o combini qualche pasticcio ripristinando un errore già corretto. Per disinnescare il potenziale distruttivo di questo rischio, i servizi di cloud storage utilizzati da Office memorizzano automaticamente più versioni di ogni documento, e consentono di annullare facilmente le ultime modifiche ritornando a uno stato precedente.