Co-authoring: per alcuni, ma non per tutti
La funzione di editing concorrente in tempo reale è ben implementata in Word 2016, ma non è invece presente negli altri programmi della suite. Se in alcuni casi non se ne vede effettivamente la necessità , Excel e PowerPoint avrebbero invece beneficiato di questa funzione. Molto spesso, infatti, le presentazioni (ancor più dei documenti di testo) vengono preparate e corrette in gruppo, e alcuni fogli di calcolo vengono modificati e aggiornati da più utenti, magari per inserire informazioni relative a sezioni differenti.
La mancanza del co-authoring in tempo reale, però, non significa che le funzioni di condivisione siano del tutto assenti: al contrario, sono state implementate in maniera più tradizionale e un po’ meno flessibile. I fogli di calcolo di Excel possono essere modificati simultaneamente soltanto se tutti gli utenti vi accedono attraverso l’interfaccia basata sul Web; basta però che uno dei membri del team lo apra nell’applicazione per bloccarlo: tutti gli altri utenti dovranno attendere la chiusura per poter riprendere le loro attività .
L’interfaccia utente di OneNote 2016 è sostanzialmente identica a quella delle versioni precedenti; qui, al contrario di quanto avviene nelle altre applicazioni, non è presente neppure il campo di ricerca delle funzioni.
PowerPoint consente l’editing concorrente senza bloccare l’accesso al file, ma le modifiche non vengono mostrate in tempo reale: quando un utente salva una variazione o un’aggiunta gli altri membri del team che stanno lavorando sulla presentazione vengono avvisati, ma devono aggiornare il file a loro volta per poter visualizzare le novità . OneNote, infine, non offre per ora nessuna funzione di collaborazione in tempo reale: si possono naturalmente creare blocchi di appunti condivisi, ma non si tratta di una funzione nuova.
L’opzione di modifica concorrente dei documenti è sicuramente una delle innovazioni più interessanti proposte da Office da molto tempo a questa parte: non interesserà tutti gli utenti (molti lavorano da soli, e non devono creare o modificare documenti in team), ma quando si presenta la necessità di un lavoro a più mani le nuove funzioni di Word risultano molto efficaci. Proprio per questo è un peccato che le quattro applicazioni principali di Office offrano quattro implementazioni diverse della stessa funzione, con limitazioni differenti e flussi di lavoro discordanti.