Far parte di una suite diffusissima come Office ha i suoi vantaggi: anche se non è utilizzato quanto Word o Excel, PowerPoint è comunque installato sulla grandissima maggioranza dei computer Windows. Questo permette ai suoi utenti di inviare le presentazioni a colleghi, clienti e fornitori con un’ottima probabilità possano effettivamente aprirle sui loro Pc. Le ultime versioni di Office e di PowerPoint hanno potenziato e semplificato moltissimo queste funzioni di condivisione: se fino a qualche anno fa la soluzione più semplice per condividere una presentazione era inviarla in allegato a un messaggio di posta elettronica, oggi PowerPoint offre strumenti più sofisticati e allo stesso tempo semplici da usare.
Con la versione 2016 basta salvare la presentazione nel cloud (per esempio nello spazio di storage personale di OneDrive) e poi fare clic sul pulsante Condividi, in alto a destra nella finestra del programma. Questo comando apre un pannello laterale che offre molte opzioni interessanti: si possono invitare nuovi collaboratori, concedendo loro i diritti di modifica o di sola lettura, oppure aprire il collegamento Invia come allegato (in fondo al pannello) per raggiungere due comandi che consentono di inviare una copia oppure una versione Pdf della presentazione, senza neppure dover uscire dalla finestra principale di PowerPoint.
La funzione di condivisione di PowerPoint permette di invitare i singoli collaboratori, attraverso l’indirizzo di mail, concedendo i diritti di modifica sui documenti
Molto interessante è anche la funzione Recupera un collegamento di condivisione, che permette di creare indirizzi Url con diritti di sola visualizzazione o di modifica per accedere alla presentazione tramite gli strumenti di Office Online. Chi riceve il link potrà visualizzare la presentazione direttamente nel browser, anche se non ha installato PowerPoint sul Pc.
Oltre a queste funzioni, PowerPoint offre anche interessanti opzioni di esportazione: basta fare clic sulla linguetta File per raggiungere l’interfaccia del Backstage di PowerPoint, e qui selezionare Esporta nell’elenco di sinistra. Le opzioni di esportazione sono varie, e coprono casi d’uso molto diversi tra loro: Crea documento Pdf/Xps, per esempio, consente di trasformare la presentazione in un documento facile da archiviare e da distribuire in formato digitale, perdendo però molte caratteristiche del file originale, come per esempio tutti gli effetti dinamici.
Crea video, al contrario, trasforma la presentazione in un file video che può essere visualizzato con qualsiasi player multimediale oppure caricato su portali video come YouTube.
Le opzioni di questa funzione permettono di decidere la risoluzione del video e la durata di ogni diapositiva: si può scegliere un intervallo fisso per ogni slide, oppure utilizzare gli intervalli e i commenti audio registrati in precedenza (si veda, a questo proposito, il paragrafo Ripetere e provare la presentazione). Creando un video vengono mantenuti tutti gli elementi dinamici, come le transizioni e le animazioni, ma viceversa si perde qualsiasi genere di interattività .
Interessante è anche Crea stampati, che trasforma le diapositive (e le relative note) in un documento di Word che può essere stampato e distribuito al pubblico.
Cambia tipo di file, infine, è pensato per convertire il documento in un altro formato di file, come una sequenza di immagini, un’animazione oppure gli standard utilizzati da altri programmi di presentazione o da versioni precedenti di PowerPoint. Abbiamo trascurato volontariamente l’opzione Crea pacchetto di presentazione per CD, di cui descriviamo i dettagli in questo post.