Quando si crea una nuova presentazione si tende ad inserire una quantità considerevole di informazioni. Poi si scopre che il tempo a disposizione scorre più rapidamente del previsto (e magari che l’attenzione del pubblico è scarsa) e ci si ritrova a saltare velocemente tra diapositive troppo ricche di dati, o a trattare soltanto una parte delle informazioni visualizzate.
Ma con una pianificazione attenta questi inconvenienti possono essere evitati. Per esempio, si possono creare facilmente diapositive opzionali, che il presentatore può decidere se visualizzare o meno durante il discorso da Powerpoint. Questo permette, per esempio, di aggiungere i riferimenti a una ricerca citata, oppure inserire alcune slide di approfondimento con grafici più dettagliati, da mostrare soltanto se gli astanti mostrano interesse e se il tempo disponibile lo consente. Vediamo come procedere.
Per prima cosa create la presentazione completa di tutte le sue parti con Powerpoint, inserendo le slide aggiuntive subito dopo quelle più generiche. Poi selezionatele nel pannello di sinistra, fate clic destro per richiamare il menu contestuale e fate clic sul comando Nascondi diapositiva.
A questo punto le diapositive di approfondimento risulteranno nascoste, e non saranno visualizzate nel normale flusso della presentazione. Per richiamarle bisogna aggiungere un collegamento specifico: selezionate la diapositiva precedente e inserite una nuova forma (un testo, un’icona o qualsiasi altro oggetto). Per esempio, potreste aggiungere una casella di testo con la stringa Dettagli e posizionarla in un angolo della slide.
Selezionate la forma e fate clic su Inserisci/Collegamenti/Azione.
Nella finestra di dialogo successiva spuntate l’opzione Effettua collegamento a e selezionate Diapositiva nella casella a discesa.
Selezionate nell’elenco la diapositiva di dettaglio creata in precedenza, e confermate con un clic su OK.
Durante la presentazione con Powerpoint basta fare clic su Dettagli per deviare dalla normale sequenza delle diapositive, e visualizzare anche quella nascosta. Bisogna tenere presente che, una volta passati alla diapositiva nascosta, la sequenza continuerà mostrando anche le eventuali altre diapositive di dettaglio successive, fino a ritornare alla slide non nascosta successiva.
Questo comportamento è in genere quello desiderato, ma in alcune circostanze è invece meglio ritornare alla slide precedente: in questo caso si può creare una nuova forma e inserire un collegamento, in modo simile all’esempio precedente.
Invece di specificare la diapositiva di destinazione, si può scegliere Ultima diapositiva visualizzata nell’elenco a discesa, per creare un elemento di interfaccia che può essere copiato e incollato in tutte le diapositive di dettaglio senza modifiche.