Le funzioni di Google Documenti che forse non conoscevi

Le funzioni di Google Documenti che forse non sapevi esistessero

LE FUNZIONI DI GOOGLE DOCUMENTI CHE FORSE NON CONOSCI – Negli ultimi tempi, Google ha voluto dedicarsi all’incremento dei servizi per i suoi utenti, per garantire un’esperienza che fosse il più completa possibile. Una delle aggiunte più straordinarie è stata la suite Google, che mette a disposizione gratuitamente ben quattro software per la realizzazione di diversi tipi di documenti.

Il più noto e forse utilizzato è senza dubbio Google Documenti, la versione alternativa a Microsoft Word della compagnia di Mountain View. Il software contiene davvero tantissime caratteristiche importanti e utili alla stesura dei documenti. Ecco quelle che forse non sapevi esistessero!

Nuovi font per i tuoi documenti

Grazie alla sincronizzazione con i diversi servizi di Google, è possibile aggiungere nuovi font al tuo documento. Per aggiungerli, ti basterà cliccare nella barra dei font e selezionare Altri font. Qui avrete a disposizione tutta la libreria di Google Fonts e potrete scegliere numerosi caratteri per il vostro documento.

Potrete ricercare i font per popolarità, scoprendo quali sono quelli più utilizzati, e la tipologia, scegliendo tra

• Decorativi;
• Calligrafici;
• Monospace;
• Serif;
• Sans-Serif

Template preimpostati per i tuoi documenti

Stai cercando un modo veloce e rapido per strutturare il tuo curriculum? Vuoi realizzare una brochure? Devi sintetizzare i tuoi appunti e vuoi farlo in modo creativo? Niente di più facile con Google Documenti! Il software mette a disposizione diversi template predefiniti tra cui scegliere.

Per scegliere i template dovete arrivare alla schermata principale di Google Documenti, che potete raggiungere cliccando sull’icona del file blu che trovate in alto a sinistra. Da qui troverete una prima barra scura con al suo interno diversi template: è la Galleria Modelli, che metterà a vostra disposizione tantissimi documenti già preimpostati, pronti da modificare!

La tabella dei contenuti

Una delle funzionalità più utili è stata di recente aggiunta su Office Word e Google non ha perso tempo. La funzione vi consentirà di avere una finestra nella parte sinistra dello schermo, con tutti i titoli dei paragrafi del vostro documento. Grazie a questa potrete navigare velocemente nel vostro file, soprattutto se questo è particolarmente lungo.

Per visualizzare la Struttura del documento vi basterà andare su Visualizza e poi scegliere la voce Mostra struttura documento. La finestra apparirà “magicamente” sulla sinistra!

L’intestazione

Con Google Documenti è possibile specificare un’intestazione per i vostri documenti, che si replicherà in tutte le vostre pagine. Per modificare questa parte del vostro file vi sarà sufficiente cliccare sulla parte alta dello schermo, aggiungere i vostri contenuti e poi tornare a modificare il vostro documento. In alternativa potete scegliere INSERISCI, INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA per poi scegliere INTESTAZIONE.

Potrete scegliere anche di specificare un’intestazione differente per la prima pagina e far in modo che tutte le altre abbiano la medesima, semplicemente spuntando la casella INTESTAZIONE/PIÈ DI PAGINA DIVERSO NELLA PRIMA PAGINA.

Rimuovere la formattazione

Quante volte vi è capitato di dover copiare del testo e vedere che, quando lo incollate, il carattere è completamente diverso da quello che avevate scelto? O che il vostro nuovo testo non rispetta in alcun modo le specifiche di allineamento che avevate preimpostato?

Niente paura, c’è modo di risolvere! Vi basterà selezionare il vostro testo e cliccare sull’icona della T sbarrata, altrimenti detta CANCELLA FORMATTAZIONE. Il testo incollato tornerà esattamente come il resto del contenuto del vostro documento. In alternativa potete andare su FORMATO e selezionare CANCELLA FORMATTAZIONE.

Dizionario ed esplorazione

Due funzioni estremamente interessanti sono il dizionario e la funzione esplora. Entrambe possono tornare utili sia nella stesura che nella revisione dei documenti. Per utilizzarle vi basterà selezionare il termine di interesse e cliccare con il tasto destro su di esso. Vi si aprirà il classico menu con le varie funzionalità e al centro troverete Esplora e Definisci.

La prima vi consente di vedere a colpo d’occhio i primi risultati di una ricerca Google con la parola cercata mentre la seconda vi aprirà una finestra dizionario nel quale cercare il significato della vostra parola. Un consiglio: per il momento il dizionario italiano sembra non gestire le forme flesse, quindi in alternativa cercate il termine al singolare direttamente nella finestra.

Modalità suggerimento

Estremamente utile nella revisione dei file, la modalità suggerimento vi consente di modificare il testo senza eliminare la forma originale, ma aggiungendo le vostre modifiche e revisioni in modo tale che l’autore possa effettivamente vedere quali esse siano ed eventualmente i vostri commenti.

Per attivare questa modalità, cliccate sull’icona della matita in alto a destra e scegliete SUGGERIMENTO. Da quel momento le vostre modifiche saranno segnalate da un colore assegnatovi e nella parte destra dello schermo appariranno dei commenti con le vostre modifiche.

Per accettare un commento e finalizzare la modifica, vi basterà cliccare sul tick ✔ mentre per rifiutarlo sulla x. Nel primo caso, il testo originale verrà sostituito dalla revisione, nel secondo rimarrà intatto.

Trova e sostituisci

Cosa succede quando vi accorgete, alla fine di un documento, di aver scritto il nome di un autore in modo errato o di aver sbagliato a scrivere il nome di una città come Reykjavik? Potete rileggere tutto il documento nella speranza di non mancare neanche uno degli errori oppure utilizzare la funzione Trova e sostituisci.

Inserendo la parola o la frase che state cercando potrete rintracciarla ovunque nel documento e sostituirla con la vostra correzione o con altro testo che fa al caso vostro. Per attivare questa funzione andate su MODIFICA e selezionate TROVA E SOSTITUISCI. Vi troverete di fronte a una maschera con i due campi di testo – uno per la ricerca e l’altro per la sostituzione – e due caselle spuntabili.

La prima, Maiuscole/minuscole, vi consentirà di ricercare la parola esattamente com’è scritta, rispettando maiuscole e minuscole. Questo significa che se cercherete “maria“, non vi verranno evidenziate quelle parole scritte con la lettera maiuscola iniziale, “Maria“.

La seconda vi permette di effettuare una ricerca più specifica, a seconda delle cosiddette espressioni regolari. Si tratta di particolari costrutti che utilizzano una sorta di pattern. L’esempio più classico è quello di un indirizzo email. Esso è sempre formato da:

• Una serie di caratteri alfanumerici;
• Il segno “@”;
• Una seconda serie di caratteri alfanumerici;
• Il punto;
• Una terza serie di caratteri alfanumerici.

Per ricercare questo tipo di espressioni esiste una codifica particolare: potrete trovare tutta la spiegazione alla voce Regular Expressions della guida di Google Documenti.

Cronologia delle revisioni

Se ancora una volta vi ritrovate a dover rivedere un testo e a modificarlo, potreste aver bisogno di ritornare a una versione precedente del vostro file. Molto spesso questa è un’operazione impossibile ma non con Google Docs. Per farlo, infatti, sarà sufficiente andare su FILE e cliccare su CRONOLOGIA VERSIONI. Nel menu sottostante, troverete la voce Vedi la cronologia delle versioni.

Nella finestra che vi si presenta, vedrete tutte le volte che avete rivisto il documento e cliccando su ogni singola voce potrete rivedere quella versione del vostro documento con le relative modifiche evidenziate.

Dettatura

Una interessantissima funzione di Google Docs è la dettatura. Grazie alle tecnologie dedicate al mobile, infatti, Google ha potuto migliorare le sue funzionalità di riconoscimento vocale e ha aggiunto la possibilità di dettare il testo, che verrà poi trascritto nel vostro documento. Naturalmente è obbligatoria una revisione poiché il riconoscimento vocale non è infallibile.

Scorciatoie personalizzate

Se state stilando un testo che riguarda un particolare argomento o che prevede alcune parole ripetute, come il nome di un autore o di un personaggio di spicco della categoria, le scorciatoie personalizzate vi torneranno molto utili. Si tratta di particolari combinazioni che vengono evidenziate da Google Documenti e ricondotti a uno o più termini che avete specificato in precedenza. Per accedere a questa funzionalità andate su STRUMENTI e poi PREFERENZE.

Vi si aprirà una schermata che vi consentirà di aggiungere le vostre scorciatoie preferenziali, che verranno corrette e sostituite con il termine presente alla destra della sigla.

Modifica delle immagini

Come ogni software di videoscrittura, anche Google Documenti permette di inserire le immagini all’interno del testo. GDocs viene in soccorso anche a chi deve modificare una particolare immagine, consentendo di tagliarla, aggiungere dei bordi e tanto altro.

Accenti e simboli

Vi trovate a scrivere un testo in una lingua che non è l’italiano e avete bisogno di particolari simboli e segni grafici? Niente paura! Google Docs mette a disposizione un add-on che fa al caso vostro. Andate su COMPONENTI AGGIUNTIVI e poi su INSTALLA COMPONENTI AGGIUNTIVI. Nella finestra che vi si apre cercate “Easy Accents” e clicchiamo su GRATIS. Una volta installato, cliccate su Componenti aggiuntivi e su Easy Accents. Una finestra si aprirà sulla destra del vostro documento e dopo aver scelto la lingua avrete a disposizione tutti i vostri simboli grafici necessari.

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