Un’indagine condotta da PricewaterhouseCoopers ha rivelato che un impiegato dedica in media il 40% del proprio tempo alla ricerca d’informazioni e spreca ogni anno 150 ore di lavoro per trovare documenti archiviati in modo scorretto. Tutto questo si traduce in costi aziendali sostenuti al solo scopo di ottenere informazioni e reperire documenti mal archiviati, cui si devono aggiungere le ore di lavoro spese per ricostruire i documenti andati perduti. Non dovrebbe sorprendere, perciò, che la gestione elettronica dei documenti sia una tendenza sempre più diffusa negli uffici e che il mercato degli scanner documentali, dai semplici modelli desktop alle costose unità di produzione, sia in costante crescita. Quali sono i vantaggi del document management in un piccolo ufficio e in una grande impresa? Innanzi tutto la riduzione dei costi connessi all’archiviazione cartacea e al lavoro speso per riparare errori commessi nel trattamento tradizionale delle informazioni. Poi la razionalizzazione dei processi produttivi, grazie alla possibilità di accedere più rapidamente alle informazioni e di velocizzarne il trasferimento e l’integrazione nel flusso di lavoro aziendale. Quello che presentiamo in questo articolo è una delle soluzioni di scansione documentale più recenti proposte da Fujitsu: si tratta dello ScanSnap S1500, un prodotto pensato per far fronte alle necessità di archiviazione elettronica nei piccoli uffici.
ScanSnap Manager è il software per la gestione delle impostazioni della scansione e per la configurazione del tasto di avvio rapido sul frontale dell’unità . Si richiama facilmente dall’area di notifica di Windows.
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Il nuovo S1500 è l’ultimo nato nella fortunata linea ScanSnap, una gamma di prodotti la cui filosofia di progettazione poggia su tre concetti cardine: compattezza, semplicità d’uso, alte prestazioni. Caratteristiche che ritroviamo tutte in questo nuovo scanner a rullo di trascinamento, che si presenta con un design decisamente ringiovanito e accattivante: abbandonato il look serioso del precedente S510, lo ScanSnap S1500 sfoggia un’elegante livrea color argento a spigoli smussati, con i vassoi d’alimentazione e raccolta della carta richiudibili quando l’unità non è in uso. Le dimensioni a riposo sono di 292 x 159 x 158 mm (L x P x A) e il peso è di 3 Kg, mentre con entrambi i vassoi estratti profondità e altezza raggiungono 475 mm e 286 mm: ingombri adatti a qualsiasi scrivania. Il sistema di acquisizione sfrutta una coppia di sensori Ccd con risoluzione ottica di 600 ppi, in grado di digitalizzare originali a facciata singola e doppia alla velocità massima, rispettivamente, di 20 pagine per minuto e 40 facciate al minuto (a colori o in scala di grigi a 300 dpi). Il vassoio di alimentazione automatica dei documenti, che accende e spegne l’unità quando è sollevato e richiuso, accetta fino a 50 fogli con grammatura compresa tra 52 e 127 g/mq, larghezza tra 50,8 mm e 216 mm e lunghezza tra 50,8 mm e 360 mm. A corredo dell’unità è incluso anche l’accessorio Trasporto fogli, un caricatore trasparente in cui inserire gli originali più delicati da acquisire, come le fotografie, oppure quelli di dimensioni non standard, come ritagli di riviste e quotidiani, e di formato superiore all’A4, che andranno piegati e scanditi per poi essere riassemblati automaticamente dal software.
Un caricatore trasparente dei fogli a corredo consente di acquisire originali delicati e di dimensioni non standard. Con una pagina A3, il foglio va piegato in due: il software provvederà a ricomporre automaticamente l’immagine.
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Lo ScanSnap S1500 è disponibile in due diverse versioni: una per Mac, siglata S1500M e compatibile con OS X 10.4 o superiore, e una per Pc, che richiede Windows 2000, XP e Vista. Per quest’ultima, il software fornito a corredo include l’applicazione principale ScanSnap Organizer v4.0, per visualizzare e organizzare i file acquisiti; Abbyy FineReader per ScanSnap, per il riconoscimento ottico dei caratteri e l’esportazione delle scansioni in Microsoft Word, Excel, PowerPoint e per creare Pdf ricercabili; Scan to Microsoft SharePoint, per salvare i file in un sito SharePoint e Office Live. Il bundle è di ottima qualità e comprende anche CardMinder v4.0, per la scansione e la gestione dei biglietti da visita, e Adobe Acrobat 9.0 Standard per la creazione, l’editing e la gestione avanzata dei file Pdf. Mettere in funzione l’unità di Fujitsu è, come sempre, molto semplice: lo scanner va collegato a una porta Usb 2.0 del Pc a installazione del software completata. Per avviare la scansione basta inserire i documenti nell’Adf e premere l’unico pulsante presente sul frontale, a retroilluminazione blu, il cui output è configurabile attraverso l’utilità ScanSnap Manager. Qui l’utente può scegliere l’applicazione o la cartella di destinazione dei file, il formato di archiviazione (Jpg o Pdf) e tutti i parametri di acquisizione (risoluzione e qualità d’immagine, rapporto di compressione, modalità colore, scansione semplice o fronte/retro, conversione automatica in Pdf ricercabili). Il software provvede a raddrizzare automaticamente le pagine inclinate e a identificare il formato dei fogli in caso di originali misti. Nel corso delle prove, l’accoppiata hardware e software S1500 e ScanSnap Organizer si è dimostrata un’ottima soluzione per la gestione e l’organizzazione elettronica dei documenti. Le immagini acquisite dallo scanner (Jpg e Pdf) sono visualizzate nell’applicazione senza necessità di lanciare programmi esterni, sono raggruppabili in cartelle separate mediante un semplice drag and drop e, grazie all’integrazione con il modulo Ocr FineReader e a una serie di azioni predefinite, creare file Pdf ricercabili o esportare in Word, Excel e PowerPoint, allegare un documento a un messaggio di posta elettronica, stamparlo o salvarlo in SharePoint sono operazioni che richiedono un solo clic del mouse. Per ogni file acquisito si possono impostare parole chiave durante o dopo la scansione: queste, visualizzate in sovrimpressione sulle miniature delle immagini, rendono immediato il riconoscimento del contenuto e sono utilizzabili per creare regole di distribuzione dei file all’interno di cartelle specifiche. Impostati i criteri, basta ancora una volta un clic del mouse per smistare i file nelle rispettive destinazioni.
ScanSnap Organizer è il software di gestione e visualizzazione delle immagini Jpg e dei documenti Pdf acquisiti. I file sono visualizzabili direttamente, senza necessità di altre applicazioni, e sono raggruppabili in cartelle (nel riquadro superiore a sinistra) anche in modo automatico in base a regole definite da parole chiave, mostrate in sovrimpressione sulle miniature. La lettera A posta nell’angolo inferiore sinistro delle anteprime identifica i file Pdf ricercabili.
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Nei nostri test, la velocità dello ScanSnap S1500 si è dimostrata molto elevata. Per esempio, con le impostazioni automatiche di scansione, la creazione di un file Pdf a colori da un documento A4 di 5 pagine (10 facciate) acquisito a 300 dpi in modalità duplex è stata completata in 18 secondi, alla velocità di 33,3 facciate al minuto; per convertirlo in un Pdf ricercabile, invece, è stato necessario 1 minuto e 15 secondi. Dieci pagine di una rivista allegata a un quotidiano nazionale, scandite in fronte/retro, sono state convertite in un file immagine Pdf in 30 secondi in modalità di scansione automatica (dimensione del file 8,7 MByte) e in 1 minuto e 38 secondi con il driver impostato in modalità Eccellente (dimensione del file 50 Mbyte). Per scopi di archiviazione, la qualità d’immagine si è dimostrata più che soddisfacente già alla risoluzione predefinita, che genera file di dimensioni più compatte. Sulla nostra macchina di prova (un desktop HP Pavilion a6680it con Cpu Intel Core 2 Quad Q8200 a 2,33 Ghz, 4 Gbyte di Ram e Windows Vista Home Premium SP1 a 64 bit), la creazione del corrispondente file Pdf ricercabile ha richiesto 2 minuti e 6 secondi. Dobbiamo anche segnalare che, nonostante la grammatura leggera (60 g/mq) di alcuni dei documenti di prova, non si è mai verificato alcun problema di pescaggio e trascinamento durante le scansioni. Come accennato, lo ScanSnap è anche capace di acquisire, catalogare e gestire biglietti da visita con CardMinder 4.0. Il software è semplice, efficiente in termini di velocità di scansione (10 secondi per importare nel proprio database 10 biglietti da visita) e discreto per precisione dei risultati.
Abbiamo constatato alcuni errori nel riconoscimento dei caratteri più stilizzati, ma è stato facile correggerli nella finestra principale del programma. Le opzioni di esportazione delle business card includono alcune delle applicazioni più comuni, come Outlook, Windows Mail, Act!, GoldMine ed Excel, nel comune formato Csv (campi separati da virgola).In conclusione, il nuovo S1500 ha ribadito le doti delle precedenti unità ScanSnap di Fujitsu, dimostrandosi una soluzione ancora più veloce ed efficace per smaltire, archiviare e organizzare i documenti cartacei che ingombrano le nostre scrivanie.