Barcode Utility è un software in grado di rendere il lavoro di digitalizzazione più facile, veloce ed efficiente. Una soluzione intelligente per rispondere al meglio alle tante sfide che la “dematerializzazione” pone ad aziende, istituzioni e professionisti.
Quando parliamo di Barcode Utility, ci riferiamo a una delle Light Solutions proposte qualche mese fa da Brother. L’azienda nipponica è da tempo specializzata nelle soluzioni di stampa e gestione documentale in contesti aziendali, SOHO (Small Office/Home Office) e ambienti domestici. Un’esperienza messa quindi a frutto nella realizzazione di tecnologie in grado di “blindare” e rendere sicuro un processo tradizionalmente insicuro come quello della stampa (Secure Print+), ottimizzare il flusso di lavoro con un’esperienza di stampa personalizzata (Custom UI) e appunto di automatizzare e semplificare la digitalizzazione del materiale cartaceo in qualsiasi tipo di attività a base documentale (Barcode Utility).
Brother ha studiato in dettaglio il problema della digitalizzazione o “dematerializzazione” dei documenti, compiendo un vero e proprio viaggio all’interno dell’inefficienza aziendale derivante dall’uso – o più spesso dall’abuso – di grandi archivi cartacei. I faldoni ripieni di fogli di carta stampata occupano spazio, accumulano polvere, e nel peggiore dei casi sono in grado di sottrarre informazioni preziose ai flussi operativi più vitali– quelli a base di piattaforme digitali – del business aziendale.
Il regno dell’inefficienza analogica pretende ingenti quantità di tempo e risorse per conservare gli archivi, tenere una lunga traccia dei documenti – con tanto di procedure di controllo e vidimazione pre-tecnologiche – ed è, in ultima istanza, una delle principali preoccupazioni delle imprese italiane impegnate a rincorrere i vantaggi della digitalizzazione. La Trasformazione Digitale passa prima di tutto da un miglioramento della gestione interna dei dati, spiega Brother, e il sistema migliore per raggiungere questo risultato passa per la dematerializzazione e l’adozione di un approccio totalmente digitale.
Con un archivio completamente trasformato in file digitali, aziende e organizzazioni di ogni genere si allineano con le richieste di conformità previste dalle norme di legge (come il Decreto del 2004 del Ministero dell’Economia e quello Cnipa dello stesso anno), dove viene prevista espressamente la possibilità di conservare i documenti in formato digitale su supporti ottici – anche in via esclusiva e senza necessità di una copia cartacea se si fa uso della firma elettronica. Non solo lo spazio e le risorse richieste dall’archiviazione “fisica” si riducono notevolmente, la dematerializzazione permette anche di velocizzare e semplificare la ricerca dei documenti anche nei casi in cui le autorità di revisione e controllo ne facessero richiesta.
Per integrare al meglio la dematerializzazione all’interno dei processi aziendali, Brother consiglia l’uso di una “centrale di scansione” che si basi sull’utilizzo di uno scanner dedicato: le possibili soluzioni indicate dall’azienda prevedono l’impiego di scanner portatili (per i lavoratori impegnati “sul campo”), compatti oppure desktop laddove i volumi di scansione possono raggiungere tra le 1.500 e le 5.000 pagine al giorno.
Il vantaggio di Barcode Utility
Per chi ha bisogno di digitalizzare un gran numero di documenti o necessita di una soluzione di conversione di interi archivi cartacei, Barcode Utility fornisce uno strumento potente e intelligente in grado di automatizzare l’intero processo. La soluzione Brother prevede l’applicazione di un codice a barre – prodotto ad esempio grazie alle stampanti per etichette QL o con la gamma TD per etichette industriali– sui documenti da scansionare, dove ogni codice è pensato per codificare le istruzioni di digitalizzazione dettagliate.
Barcode Utility agisce poi (tramite un servizio attivo in background) raggruppando le singole pagine scannerizzate all’interno di file, rinominando i suddetti file e infine indirizzandoli nella cartella di destinazione più appropriata. Tutte le indicazioni per l’archiviazione sono specificate dal codice a barre, un sistema che garantisce una gestione strutturata dell’archivio digitale a prova di errori o perdite di dati.
Barcode Utility è in grado di riconoscere le seguenti 13 tipologie di codici a barre 1D e 2D: CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, QR CODE, DATAMATRIX, PDF417. I documenti scansionati possono essere salvati in formato PDF, PDF/A-1b o grafico (TIFF). Il software è compatibile con sistemi operativi Microsoft Windows (lato client e server), con il supporto garantito da Windows 7 in poi.
I prodotti compatibili
La soluzione Barcode Utility richiede una versione custom dei seguenti scanner stand-alone: ADS-2400N, ADS-2800W, ADS-3000N, ADS-3600W.
Sono inoltre compatibili i seguenti modelli:
stampanti multifunzione laser monocromatiche: DCP-L5500DN, DCP-L6600DW, MFC-L5700DN, MFC-L5750DW, MFC-L6800DW(T), MFC-L6900DW(T), MFC-L6950DW, MFC-L6970DW
stampanti multifunzione laser a colori: DCP-L8410CDW, MFC-L8690CDW, MFC-L8900CDW, MFC-L9570CDW(T)
stampanti multifunzione inkjet: MFC-J5945DW, MFC-J6945DW, MFC-J6947DW.