Le piccole imprese dovrebbero prestare maggiore attenzione ai criteri di acquisto e gestione delle stampanti di ufficio, al fine di una stampa più intelligente. È quanto emerge dall’ultimo White Paper di IDC, commissionato da Oki Europe, sul tema della Valutazione degli investimenti delle Pmi per una stampa più intelligente.
In tempi di crisi le aziende hanno aumentato di tre punti in percentuale gli acquisti di stampanti laser/led per svolgere internamente attività di stampa che in precedenza erano subappaltate all’esterno. L’indagine di IDC evidenzia anche un incremento nell’utilizzo del colore dovuto proprio alle possibilità di stampare internamente documenti a colori su macchine Laser/led a costi contenuti e con la stessa qualità che ci si aspetta dai fornitori esterni.
Tuttavia spesso capita di sottovalutare i reali costi di stampa anche perché le aziende non sono in grado di valutare il costo quotidiano effettivo dei sistemi di stampa. Il proliferare poi di una gran quantità di informazioni condivise ha provocato un ulteriore incremento dei volumi di stampa: le persone stampano più copie di quanto sarebbe necessario e a volte utilizzano il c0lore anche quando basterebbe solo la stampa in bianco e nero.
Il primo passo per il controllo dei costi — avverte IDC — è capire quali sono i costi effettivi. A tale scopo esistono software di monitoraggio da installare in aziende che tengono sotto controllo i volumi di stampa per dipartimento e singolo utente, individuando chi sta stampando, se l lavori stanno uscendo a colori o in bianco e nero, la quantità di pagine stampate e il tipo di file stampato. Il software permette anche di impostare delle regole per aiutare a controllare le attività di stampa e ridurne i costi. Ad esempio stabilendo di default la stampa monocromatica e quella fronte/retro. Limitare l’uso del colore solo alla stampa di alcuni documenti e impostare un numero massimo di pagine a colori per ciascun utente. Inoltre spesso è più conveniente l’acquisto di una stampante a colori A3 piuttosto che di una A4 in quanto la prima permette di produrre internamente una vasta quantità di materiale marketing e brochure. La ricerca di IDC è scaricabile a questo indirizzo.