Dalla carta al file in pochi passaggi
Prima d’iniziare la scansione di una serie di documenti misti è preferibile separarli in gruppi di formato omogeneo per evitare problemi di pescaggio dell’Adf. Chi dispone sia di uno scanner a rullo sia di uno scanner piano può scegliere il primo per i documenti di formato standard e il secondo per originali delicati o di piccole dimensioni, che possono essere disposti in gruppo sul piano di vetro e acquisiti in una sola operazione.
I singoli elementi saranno poi separati automaticamente dal software, in caso questa funzione sia supportata, oppure dovranno essere processati manualmente in fase di post-scansione.
Raggruppare i documenti in gruppi omogenei permetterà d’impostare i parametri di scansione ottimali in base alle caratteristiche dei documenti e alla loro destinazione d’uso. Il metodo più efficace per standardizzare l’acquisizione dei tipi di documenti più ricorrenti consiste nel creare e memorizzare profili di scansione personalizzati.
Per ognuno di questi si potrà specificare la risoluzione, la modalità di colore (bianco e nero, scala di grigi, a colori), il nome assegnato automaticamente ai file, la destinazione finale dell’output (archiviazione locale, in rete, sul cloud, Ocr) e altre proprietà . Molti scanner permettono di selezionare e associare questi profili a uno o più pulsanti presenti sul telaio dell’unità . Ciò consente di eseguire i lavori più frequenti e ripetitivi con la semplice pressione di un tasto, evitando qualunque tipo di errore umano anche quando l’attività viene delegata a operatori privi di preparazione specifica.
Per ridurre le dimensioni dei file di ouput si può evitare di eseguire scansioni a colori quando non indispensabile e scegliere una risoluzione base di 200 ppi, sufficiente per la maggior parte dei documenti di buona qualità che non devono essere sottoposti in seguito a un processo di riconoscimento ottico dei caratteri. In quest’ultimo caso, è opportuno non scendere mai al di sotto di 300 ppi in scala di grigi o a colori: la definizione superiore e il maggior numero di sfumature catturate durante la scansione ridurranno il tasso d’errori durante la conversione.
Gli originali di bassa qualità e i meno leggibili, invece, dovrebbero essere scanditi in bianco e nero o in scala di grigi a 300 o più ppi per catturare il maggior numero d’informazioni.
Per la scelta dei formati di output, scegliere il Tiff in caso si preveda un’elaborazione successiva o il Pdf (con o senza testo ricercabile) per garantire la massima compatibilità in lettura.
Molti software di scansione incorporano un motore Ocr, in genere una versione ridotta di un’applicazioni più potente e quindi difficilmente in grado di offrire le stesse prestazioni e funzionalità del programma completo. I formati Pdf e Tiff consentono di accorpare in un unico file pagine multiple, funzione molto comoda per ricreare copie digitali di interi fascicoli e documenti multipagina.
Gli scanner documentali sono forniti con un pacchetto software che include un’applicazione dedicata alla gestione elettronica di documenti e immagini. Una delle più gettonate è PaperPort di Nuance. Il programma, giunto ora alla versione 14, si presenta con un’interfaccia in stile Office 2003/2007 ricca di strumenti per organizzare e modificare i file ed eseguire ricerche globali o mirate sull’archivio. Sotto quest’aspetto, una delle funzioni più utili è l’aggiunta di metadati (informazioni extra come autore, parole chiave, commenti e note) a file singoli o gruppi di documenti Pdf. Queste informazioni, insieme alle proprietà dei file e al loro contenuto testuale, potranno essere utilizzate con altri criteri di ricerca per rintracciare in modo rapido e preciso elementi specifici dell’archivio.
Per convertire i file immagine in documenti con testo modificabile nei formati Office e Pdf ricercabile, PaperPort incorpora anche un motore Ocr che tuttavia non riesce a competere in termini di precisione e capacità di conservare l’impaginazione originale dei documenti con altri programmi dedicati, come le versioni personalizzate di Abbyy FineReader più spesso fornite in bundle con gli scanner da ufficio.
Marco Martinelli
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I nove scanner provati:
> Brother ADS-1600W
> Canon ImageFormula DR-C125W
> Epson WorkForce DS-510N
> Fujitsu ScanSnap iX500
> Fujitsu ScanSnap SV600
> HP Scanjet Professional 3000 s2
> Plustek SmartOffice PL2550
> Plustek SmartOffice PS406U
> Xerox DocuMate 5445
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