Le applicazioni di Office integrano alcuni semplici ma efficaci strumenti per il trattamento delle immagini, particolarmente utili per catturare schermate da aggiungere ai documenti. In Word, per esempio, basta raggiungere la scheda Inserisci della barra multifunzione, fare clic sul pulsante Schermata, nella sezione Illustrazioni, e selezionare la finestra da aggiungere facendo clic sulla relativa miniatura. Spesso, però, le schermate mostrano anche informazioni non pertinenti, o addirittura dati sensibili (come un indirizzo email privato). Se si cattura la finestra di un browser, per esempio, insieme al contenuto della pagina Web si può vedere anche la barra dei collegamenti, che magari ospita informazioni personali, e nel caso di Chrome anche il nome dell’utente autenticato. Per eliminare questi dati spesso si ricorre alle funzioni di ritaglio, che consentono di nascondere il contorno della parte di immagine da mostrare. Basta aprire la scheda contestuale Formato, visualizzata soltanto quando si seleziona un’immagine in un documento di Office, e fare clic sul pulsante Ritaglia nella sezione Dimensioni. Queste porzioni di schermata, però, non sono eliminate, ma soltanto nascoste alla vista: basta che un utente attento modifichi le proporzioni del ritaglio per riportarle nuovamente alla luce.
La soluzione a questo potenziale problema si trova sempre nella scheda Formato: basta fare clic sul pulsante Comprimi immagini, in alto a destra nella sezione Regola, per aprire una nuova finestra di opzioni. Qui è presente l’opzione Elimina aree ritagliate delle immagini; verificate che sia spuntata e fate clic su OK. L’operazione è irreversibile, e quindi è opportuno utilizzare questa funzione solo dopo aver finito di ridimensionare e ritagliare le schermate.