Tutte le applicazioni principali di Microsoft Office memorizzano moltissime informazioni all’interno dei documenti salvati, tra cui il nome dell’autore, l’azienda e vari altri metadati che aiutano a categorizzare i file e semplificano le successive operazioni di ricerca. Quando però si arriva al punto di dover rendere pubblico un documento, distribuendolo all’esterno della propria azienda, queste informazioni potrebbero rivelare più di quanto si voglia effettivamente comunicare.
Proprio per questo motivo, le versioni più recenti dei programmi di Office includono una funzione che consente di analizzare e “ripulire” i documenti da tutte le informazioni personali e dai metadati : per raggiungerla fate clic sulla scheda File e quindi selezionate Verifica documento/Controlla Documento. Il problema di questa funzione è che può essere applicata soltanto al documento aperto: per elaborare una serie di presentazioni e fogli di calcolo bisogna aprirli uno per uno, con il rispettivo programma, e quindi richiamare la Verifica documento.
Un’alternativa, utile in particolare per elaborare gruppi di documenti e per chi ancora usa una versione molto datata della suite Microsoft, è il freeware Document Metadata Cleaner di Pointstone Software (www.pointstone.com/products/metadata-cleaner). Si tratta di un software molto semplice e intuitivo, basato su procedure guidate. La prima schermata mostra due pulsanti che permettono di avviare la ripulitura (Clean) e la semplice analisi dei documenti (Analyze).
La schermata successiva permette di indicare quali tipi di file si vogliono trattare (Word, Excel e PowerPoint) e di specificare se si desidera analizzare un solo documento oppure un’intera cartella (in questo caso si possono includere nella ricerca le eventuali sottocartelle). Nell’ultima pagina si può infine consultare l’elenco dei documenti individuati e visualizzarne i dettagli; la lista può essere salvata in un file di testo e gli elementi trovati possono essere ripuliti. Come sempre, per impratichirsi nell’uso dell’applicazione, è meglio fare un controllo dopo i primi utilizzi che i metadati siano stati effettivamente rimossi.
Il programma Document Metadata Cleaner