Fino a qualche anno fa, l’algoritmo che proteggeva i documenti di Office era appena sufficiente a frenare la curiosità di chi s’imbatteva per caso in un testo oppure in un foglio di calcolo cifrato. Oggi Microsoft ha invece implementato un sistema di sicurezza molto più robusto, che permette di limitare i diritti degli utenti: per bloccare l’apertura di un testo in Word fate clic sulla scheda File nella barra multifunzione, selezionate la voce Informazioni nell’elenco di sinistra e quindi fate clic sul pulsante a discesa Proteggi documento, nella sezione Autorizzazioni. Fate clic sull’opzione Crittografa con password, inserendo la password nella finestra di dialogo successiva e confermando poi l’inserimento.
Chiunque voglia aprire il documento dovrà ora conoscere e inserire la password, ma una volta ottenuta l’autorizzazione potrà fare ciò che desidera con i contenuti: per evitare che questo accada sono disponibili altre funzioni, che permettono per esempio di impedire modifiche al testo (File/Informazioni/Proteggi documento/Limita modifica). Potete scegliere di limitare le possibilità di formattazione (per garantire la conformità agli standard aziendali) o permettere solo alcuni tipi di modifica, come revisioni, commenti, compilazione di moduli o ancora trasformare il file in un documento di sola lettura. Fate quindi clic su Applica protezione, inserendo una nuova password per proteggere le impostazioni appena selezionate.
Bisogna comunque considerare che, sebbene l’algoritmo di protezione sia oggi piuttosto solido, la scelta della password rimane cruciale: esistono infatti programmi di analisi capaci di sfruttare la potenza di calcolo dei processori multi core e delle schede grafiche più recenti: è quindi necessario impostare una password davvero robusta per garantire la sicurezza dei dati.
