La sala riunioni è da sempre uno status symbol per le aziende, di tutte le dimensioni. Ma è ancora, al di là del valore simbolico, uno strumento realmente utile per gli uffici, in particolar modo quelli di piccole e medie dimensioni? La risposta è certamente positiva, a patto di tenere conto delle evoluzioni che hanno interessato negli ultimi anni il mondo della comunicazione e della collaborazione. La sala riunioni contemporanea trascende il semplice luogo fisico, si estende oltre i muri dell’azienda sino a raggiungere telelavoratori, clienti e fornitori che partecipano ai meeting dall’altro capo del mondo, sfruttando strumenti che rendono obsoleti i vecchi block notes, e non solo.
di Simone Zanardi
Mobilità , condivisione e convergenza tra i canali di comunicazione sono le linee guida lungo le quali muoversi per gestire al meglio le riunioni, sia con il personale fisicamente presente in azienda sia con quello che partecipa a distanza. Come ormai per tutti i processi aziendali, anche nell’organizzazione e nel management dei meeting l’informatica si trova a ricoprire un ruolo fondamentale. Se ne rendono conto per prime le aziende che operano in questo settore: tutti i grandi nomi stanno investendo nel settore della collaborazione e comunicazione aziendale, a partire da Google, che ha recentemente lanciato negli Stati Uniti una versione del suo Chromebox espressamente pensata per la gestione dei meeting, oltre a supportare già le comunicazioni condivise attraverso il proprio ecosistema di servizi online. In modo analogo, Microsoft si è mossa in questo settore su molteplici fronti, come dimostra anche l’acquisizione di Skype, una piattaforma affermata non solo in ambito consumer.
Non mancano poi i grandi nomi da tempo impegnati nel mercato delle comunicazioni unificate, come Cisco e Citrix, che come vedremo offrono soluzioni dedicate ai meeting a distanza. Gli strumenti informatici consentono insomma di comunicare più facilmente, ma non solo: il paradigma del cloud permette ad esempio di condividere con la massima semplicità documenti e dati utili prima, durante e dopo le riunioni. Il personale può insomma essere sempre informato e “sincronizzato” sui processi aziendali, anche solo con un semplice smartphone, quando si trova lontano dalla propria postazione. La tendenza alle comunicazioni a distanza non deve però portare a trascurare l’importanza delle riunioni con presenza fisica: gli incontri vis a vis sono tutt’oggi un momento essenziale nella vita dell’azienda, dove spesso si prendono le decisioni che permettono poi ai vari reparti di procedere in autonomia. Anche in questo ambito la tecnologia fornisce un importante supporto alle aziende, con nuovi strumenti per pianificare gli incontri, presentare i report, raccogliere appunti e verbalizzare i meeting. Nelle prossime pagine analizzeremo il concetto di riunione di lavoro da tutti i punti di vista, illustrando come l’informatica e la tecnologia possano aiutare gli uffici, soprattutto quelli di piccole dimensioni, a gestire al meglio gli incontri, sia dal punto di vista di chi organizza il meeting sia d quello di chi vi partecipa, in sede o a distanza. Perché comunicare le idee e collaborare è ancora la chiave per il successo aziendale. (…)
Estratto dell’articolo pubblicato su PC Professionale di settembre 2014