La trasformazione degli archivi da cartacei a elettronici rappresenta il primo passo verso la realizzazione di un moderno sistema informatico di gestione documentale. Memorizzare, catalogare, condividere e conservare in maniera strutturata e sicura i propri documenti costituisce l’unico modo per assicurare efficienza all’ufficio. Senza l’ausilio di supporti informatici adeguati, la razionalizzazione dei processi produttivi diventa problematica, perché anche la semplice ricerca di un documento cartaceo non correttamente archiviato comporta perdite di tempo e cali di produttività proporzionali al grado di disordine. Per fortuna, gli strumenti a disposizione non mancano e non richiedono nemmeno investimenti troppo onerosi sia sul piano economico sia a livello organizzativo e formativo: è sufficiente dotarsi di un moderno scanner desktop a rullo e dedicare una piccola parte della propria attività all’acquisizione dei documenti per ritrovarsi in breve tempo con un efficace sistema di accesso alle informazioni.
di Marco Martineli
I tre modelli desktop più recenti di Canon, Epson e Fujitsu oggetto di questa prova assicurano una produttività elevata a professionisti e aziende di piccole e medie dimensioni. Hanno ingombri contenuti, sono silenziosi, rapidi e soprattutto facili da usare perché forniti di funzionalità e software pensati anche per gli utenti meno esperti. Spesso non richiedono che d’inserire l’originale e premere il tasto d’avvio della scansione: testi e immagini saranno digitalizzati e trasferiti sul computer oppure, dove previsto, direttamente su dispositivi mobili e sul cloud. Nelle prove dei tre prodotti, oltre alla registrazione dei tempi di acquisizione abbiamo ricreato le condizioni di utilizzo tipiche dell’ufficio per valutare il comportamento reale dei dispositivi e la loro resa finale con un’ampia casistica di originali: documenti di testo, presentazioni, fogli di calcolo, foto, documenti contabili (fatture, scontrini, ricevute), biglietti da visita, tessere e badge aziendali. I risultati sono stati complessivamente molto positivi e hanno confermato l’affidabilità , la facilità d’uso e l’efficienza delle attuali soluzioni di scansione documentale presenti sul mercato. (…)
Estratto dell’articolo pubblicato sul numero 267 di PC Professionale
Gli scanner di documenti provati
- Canon ImageFormula DR-C125W
- Epson GT-S85
- Fujitsu ScanSnap iX500