Scanner di documenti: tre soluzioni per la Pmi

Tutti gli scanner trasformano i documenti cartacei in file elettronici. Ma solo quelli documentali, dotati di motori robusti, Adf a prova d’errore, doppio sensore ottico e funzionalità  automatiche per la distribuzione dell’output, possono farlo con efficienza, a velocità  elevata e in alti volumi.

Di Marco Martinelli e Sergio Lorizio

Legge di Gumperson: la probabilità  che qualcosa accada è inversamente proporzionale alla sua desiderabilità . Corollario: la possibilità  di recuperare un’informazione archiviata è inversamente proporzionale alla sua importanza. Lo sa bene chi ha perso tempo prezioso alla ricerca di un documento disperso nell’hard disk del computer o finito per sbaglio in chissà  quale faldone dell’archivio. Elettronici o cartacei che siano, “i documenti sono gli elementi fondamentali su cui tutti gli aspetti sociali, amministrativi e scientifici della nostra civiltà  sono costruiti. Per questo motivo, la capacità  di produrre, gestire, maneggiare, scambiare e interpretare i documenti assume un’importanza cruciale nella nostra società ” (Stefano Ferilli, Automatic Digital Document Processing and Management, ed. Springer, 2011). Così, in assenza di un progetto razionale di gestione documentale che preveda la dematerializzazione degli originali cartacei, la memorizzazione, catalogazione, condivisione e conservazione dei file digitali nell’ambito di un flusso di lavoro strutturato, l’azienda moderna rallenterà  la propria produttività  e perderà  competitività  sul mercato.

Oggi, la quasi totalità  dei documenti prodotti internamente negli uffici è creata e distribuita in formato elettronico, mentre una percentuale ancora consistente della documentazione passiva – vale a dire quella ricevuta da fonti esterne – resta di tipo analogico. La conversione degli originali cartacei in formato digitale è un gradino essenziale nell’allestimento di un archivio elettronico efficiente. I tre scanner che abbiamo provato in questa rassegna, cui idealmente possiamo aggiungere i modelli recensiti nel numero dello scorso aprile, assolvono a vario titolo a questo compito e garantiscono una capacità  di acquisizione giornaliera compresa tra 1.500 e 3.000 pagine. (…)

Estratto dall’articolo pubblicato sul numero 244 – luglio 2011