Scanner documentali: l’archiviazione efficiente per le Pmi

Dematerializzare il cartaceo trasformando in formato elettronico tutti i documenti rappresenta il punto d’arrivo per una efficace gestione della propria attività  lavorativa d’ufficio, tanto per il singolo professionista quanto per le imprese di ogni dimensione. Disporre di un archivio elettronico, razionale e ben strutturato, presenta indiscutibili vantaggi, sia sul piano ecologico sia di natura organizzativa: già  da una ricerca di PricewaterhouseCoopers risalente a parecchi anni fa, risultava evidente come in un tipico ufficio il 40% del tempo speso andava sprecato alla ricerca di informazioni non archiviate correttamente e perciò di non facile e immediata reperibilità  da parte del personale. La soluzione è meno problematica di quanto si pensi, soprattutto per la prima fase di digitalizzazione, realizzabile con uno dei cinque scanner in prova nelle prossime pagine.

di Marco Martinelli

Gli strumenti necessari per attuare il processo di trasformazione digitale del proprio ufficio sono attualmente alla portata di qualunque budget, poiché non richiedono investimenti particolarmente onerosi in termini economici e di tempo: un valido dispositivo di acquisizione e un buon software di gestione documentale sono infatti sufficienti a garantire risultati ottimali che ripagano nel breve termine i costi iniziali da sostenere. Nelle pagine seguenti abbiamo provato il primo e fondamentale anello della catena produttiva, lo scanner, sottoponendo ai consueti test di laboratorio alcuni apparecchi di ultima generazione, identificati in una fascia media di mercato sia per il prezzo di listino sia per la produttività  giornaliera che sono in grado di svolgere in maniera continuativa. La scelta dell’hardware rappresenta un elemento importante non soltanto a livello di prestazioni, ma anche di produttività  generale poiché i dispositivi sono accompagnati e gestiti da driver e software che possono anch’essi fare la differenza tra un modello e l’altro. Per esempio, alcuni scanner dispongono di software di controllo ottimizzati per la facilità  d’uso – magari riducendo all’indispensabile le opzioni disponibili e utilizzando procedure automatizzate – mentre altri propongono interfacce particolarmente ricche di funzioni e personalizzabili manualmente sotto ogni aspetto. I primi saranno evidentemente preferibili dagli utenti inesperti, mentre i secondi potrebbero essere più indicati negli ambienti lavorativi gestiti da personale tecnico o amministrati da un responsabile IT.

Scanner desktop, ideali per documenti

In estrema sintesi, lo scanner è un dispositivo in grado di catturare l’immagine di un oggetto piano (documento, fotografia) e trasformarla in una mappa bidimensionale di punti o pixel. In sostanza, l’azione di uno scanner non è dissimile da quello di una fotocamera, poiché i due dispositivi condividono similitudini sul piano tecnologico per ottenere, seppur in maniera differente, analoghi risultati; mentre una ripresa fotografica cattura il soggetto attraverso una singola esposizione più o meno immediata (da qui il sinonimo “istantanea”), nella scansione la superficie dell’originale è virtualmente scomposta in linee acquisite in maniera sequenziale.

Sul mercato esistono differenti tipi di scanner, ma per quanto riguarda la destinazione che ci interessa maggiormente in questo contesto possiamo considerare le due categorie principali, a piano fisso (in inglese denominati flatbed) oppure a rullo di trascinamento (sheetfed). I dispositivi a piano fisso costituiscono la tipologia più diffusa, dal momento che sono presenti anche in tutte le unità  di stampa multifunzione: la struttura consiste in tre elementi rappresentati dalla lastra di vetro sulla quale si appoggia l’originale, dal coperchio di chiusura – che può incorporare anche un Adf, ossia un alimentatore automatico di fogli – e dal gruppo di scansione con sensore mobile e sistema di illuminazione. Si tratta di una soluzione versatile che presenta il vantaggio di consentire anche l’acquisizione di originali particolari in quanto estremamente delicati, dalla forma irregolare oppure particolarmente spessi e rilegati, senza il rischio di arrecarvi alcun danno; gli svantaggi sono essenzialmente riconducibili all’occupazione di spazio sul piano di lavoro e alla scomodità  di eseguire lavori sequenziali in quantità . Anche in presenza di un eventuale Adf, difficilmente uno scanner a piano fisso può competere in velocità  con una periferica desktop a rullo di trascinamento, la seconda categoria che vanta invece doti di compattezza ed elevata produttività .

In questo caso, al posto del piano fisso col vetro di scansione troviamo un sistema a rulli che effettua lo scorrimento dei fogli, inseriti in un vassoio di alimentazione verticale, davanti ai sensori (generalmente doppi per l’acquisizione contemporanea di entrambe le facciate del foglio) e all’illuminatore, entrambi di tipo fisso. Vantaggi e svantaggi sono esattamente invertiti rispetto alla categoria precedente: inadatti a trattare documenti rilegati o fascicolati, gli scanner a rullo di trascinamento hanno meccaniche strutturate per riuscire a trattare migliaia di copie giornaliere senza alcuna difficoltà  e offrono una maggior versatilità  nella gestione automatizzata del lavoro, per esempio consentendo di automatizzare il processo di scansione a lotti e di distribuire verso differenti destinazioni l’output anche senza intervento assistito dell’operatore.

L’importanza del driver di scansione

La maggior parte degli scanner è pilotata da due tipi di driver, definiti dagli acronimi Twain (technology without an interesting name, seppur non ufficiale, è quello più diffuso) e Wia (windows image acquisition). Il primo è un protocollo standard per il trasferimento di informazioni da dispositivi di acquisizione delle immagini al computer ed è basato su un’interfaccia di programmazione dell’applicazione (Api) che agisce da collegamento tra l’hardware di digitalizzazione e gli applicativi compatibili.
Il vantaggio di un driver compatibile Twain consiste nel poter pilotare l’apparecchio direttamente all’interno dei programmi compatibili che già  si utilizzano e conoscono, senza dover necessariamente utilizzare il software proposto dal produttore e trasferire successivamente le immagini nei propri applicativi. Il driver Wia è, invece, lo standard che Microsoft contrappone a Twain inserendolo nei propri sistemi operativi a partire da Windows Me. Rispetto al precedente offre una migliore integrazione con il sistema operativo e con i programmi e un’interfaccia semplificata, ma è parecchio più limitato a livello operativo poiché gestisce solo le funzioni essenziali dell’hardware.

Naturalmente, una volta acquisite le immagini è fondamentale scegliere il formato di salvataggio più appropriato in funzione della destinazione d’uso dei file, e sotto questo profilo tutti i dispositivi in prova non presentano limitazioni supportando i formati grafici più diffusi. Tra questi, il Pdf è quello senz’altro più importante poiché rappresenta lo standard di riferimento in ambito documentale. Creato da Adobe, è un linguaggio di descrizione della pagina – una sorta di contenitore per testi, immagini, collegamenti ipertestuali e contenuti multimediali – visualizzabile su tutte le piattaforme software conservando inalterata l’impaginazione originale. Di particolare interesse ai fini dell’archiviazione è la variante Pdf/A, che a fronte di alcune limitazioni rispetto alla versione standard (esclusione di contenuti multimediali e collegamenti ipertestuali con riferimenti esterni al documento, per esempio) assicura una compatibilità  totale e una riproduzione fedele all’originale nel lungo termine. Nei nostri test di laboratorio, la scansione con output in Pdf – solo grafico e a ricerca di testo – rappresenta una prova vincolante che concorre in maniera determinante all’assegnazione del giudizio finale, proprio perché nella stragrande maggioranza dei casi sarà  proprio questo il formato prevalente che utilizzeremo per la digitalizzazione degli originali cartacei e pertanto un sistema ottimizzato sotto questo punto di vista, sia sul piano dei risultati qualitativi sia in termini di facilità  d’uso, consentirà  di ottenere il massimo dell’efficienza con il minimo sforzo.

Naturalmente abbiamo anche valutato la dotazione software aggiuntiva, che in alcuni casi può rappresentare un bonus decisamente apprezzabile, soprattutto in quei contesti lavorativi che ancora non dispongono di un programma dedicato alla gestione documentale. Gli scanner di HP e Plustek in prova, per esempio, sono accompagnati rispettivamente da PaperPort 14 e Presto!Pagemanager 9, due applicativi di facile uso e sufficientemente flessibili per archiviare documenti e immagini; lo ScanJet Pro 3000 s3 della multinazionale americana è inoltre equipaggiato con il valido Cardiris 5.7 per l’acquisizione e l’archiviazione dei biglietti da visita, un’opzione seguita anche da Epson che fornisce il WorkForce DS-570W con Presto!Bizcard 5.6. Sul piano del software di riconoscimento dei caratteri (Ocr), la situazione è piuttosto livellata poiché molti produttori di scanner offrono programmi o moduli prodotti dalla società  russa Abbyy, con FineReader 12 Sprint a farla da padrone quanto a diffusione: tra i prodotti in prova fa eccezione HP che si è invece orientata su Readiris Pro 15 della società  belga I.R.I.S.

La qualità  di un software Ocr si misura sotto vari aspetti, tra cui la precisione nel riconoscimento del testo e la capacità  di conservare la struttura grafica dell’originale, nonché nella facilità  e comodità  di correzione degli eventuali errori rilevati. In genere, le versioni fornite in bundle sono meno recenti o complete rispetto al pacchetto standard, ma comunque più che sufficienti per svolgere il proprio operato con la maggior parte dei documenti di testo o misti; in caso contrario, se le esigenze lavorative richiedono un costante ricorso all’Ocr con originali dall’impaginazione complessa – per esempio ricchi di molti elementi grafici, immagini e tabelle inframmezzate al testo – vale la pena di considerare l’acquisto di una versione superiore in grado di assicurare migliori prestazioni in velocità  e accuratezza. (…)

Estratto dell’articolo pubblicato su PC Professionale di marzo 2017