La funzione Revisioni è presente in Word da parecchie versioni, ed è utilissima per le persone che si ritrovano a lavorare sullo stesso file: quando è attiva (e sono visualizzati i marcatori che inserisce in automatico) basta un colpo d’occhio per verificare quali modifiche sono state apportate al documento originale e da chi.
Un discorso analogo vale per la funzione Commenti. Usare queste due funzioni però comporta un rischio: quando si sceglie di non visualizzare in permanenza i loro marcatori, che possono dare fastidio quando sono troppo numerosi, è facile dimenticarsi che sono state attivate e che, di conseguenza, tutte le modifiche registrate sono ancora presenti nel documento e facilmente accessibili.
Il pericolo di far circolare un file contenente riferimenti e informazioni che si ritiene invece di aver eliminato è concreto, e può comportare la divulgazione di dati potenzialmente imbarazzanti o che si preferirebbe semplicemente mantenere riservati. Per evitarlo si può sfruttare una caratteristica poco conosciuta di Word: si chiama Avvisa prima di stampare, salvare o inviare un file contenente revisioni o commenti, e quando è attiva mostra una finestra di dialogo che ad ogni tentativo di stampa o salvataggio di un documento per il quale sono attive le due funzioni in questione consente di annullare.
Non è invece un rischio ma – a volte – una semplice scomodità che per impostazione predefinita Word stampi il documento così come viene visualizzato, quindi con tutti i relativi marcatori, se in quel momento le revisioni e/o i commenti sono visibili. Spesso invece si desidera poter stampare il documento senza alcun marcatore; certo, è sempre possibile disabilitare la visualizzazione di commenti e revisioni prima di avviare la stampa e riabilitarla subito dopo, ma esiste un’alternativa ben più pratica, anche se Microsoft non l’ha posta in bella evidenza.
Una volta richiamata la finestra di stampa (File/Stampa) basta infatti fare clic sulla freccia verso il basso che si trova all’estremità della prima opzione presente nella zona Impostazioni (di solito Stampa tutte le pagine), e poi togliere la spunta alla voce Stampa commenti. I marcatori delle revisioni e i commenti scompariranno immediatamente dall’anteprima e non saranno presenti in stampa. La modifica non è permanente: appena si ritorna alla fase di modifica del documento, l’opzione Stampa commenti viene riportata al valore predefinito.