Da tempo parte della suite Office, OneNote ora è gratuito per una varietà di piattaforme e offre una integrazione più spinta tra dispositivi, applicazioni di terze parti e il Web.
OneNote ha superato i dieci anni di vita, ma ancora oggi è un oggetto misterioso per la maggioranza degli utenti: si tratta un blocco note digitale che permette di catturare, organizzare e condividere informazioni memorizzate in maniera libera e non strutturata.
Si può utilizzarlo proprio come un normale quaderno di appunti (con i vantaggi del supporto informatico), ritagliando informazioni da altre applicazioni, catturando schermate, registrando clip audio o video e aggiungendo annotazioni, evidenziando passaggi e disegnando schemi e relazioni, anche a mano libera. Come spesso è accaduto a Microsoft, anche OneNote ha precorso i tempi: questo software, infatti, si sposa alla perfezione con i sistemi di controllo touch (ideali sono i dispositivi con stilo, più precisi rispetto alle dita), che solo negli ultimi tempi sono realmente entrati nel mercato di massa.
La scelta di inserire OneNote nella suite Office ha contribuito ad aumentarne la base installata, ma molti utenti si sono ritrovati il software sul Pc quasi inconsapevolmente, e hanno continuato a ignorarlo. È un peccato, perché OneNote, in particolare nelle ultime versioni, è un prodotto potente, efficace e versatile. Nel marzo di quest’anno Microsoft ha deciso di rilanciarlo, con una strategia molto aggressiva basata su tre mosse. Innanzi tutto, per la prima volta ne è stata rilasciata anche una versione per Mac; il client di OneNote oggi è disponibile per Mac e Windows (anche come App per l’interfaccia Modern) nonché per tutte le più importanti piattaforme mobili: iOS (iPhone e iPad), Android e naturalmente Windows Phone. Rimangono esclusi soltanto i Pc Linux, ma a supplire almeno parzialmente a questa mancanza esiste un avanzato client basato sul Web, che fa parte dell’offerta – anche quella gratuita – di Office Online, il nuovo nome delle Office Web Apps. La seconda mossa riguarda la strategia commerciale; tutte le versioni di OneNote, compresa quella desktop per Windows, sono ora disponibili anche gratuitamente: per scaricarle basta utilizzare gli store delle varie piattaforme o, nel caso di Windows, visitare il sito www.onenote.com/Download.
Come vedremo, l’edizione gratuita è priva di alcune funzioni, ma non è una semplice trial e può essere utilizzata senza limiti di tempo. Infine Microsoft ha reso pubblica un’Api per consentire a tutti gli sviluppatori di integrare OneNote nei loro servizi e applicazioni. Si tratta di un tassello fondamentale nell’epoca del Web: la semplice interoperabilità tra le applicazioni dello stesso produttore non è più sufficiente, e servono invece meccanismi capaci di far comunicare software e hardware di ogni genere, e per qualsiasi piattaforma. Il bersaglio di questa strategia è chiaramente Evernote, che ha costruito le sue fortune anche sull’apertura agli sviluppatori terzi, collocandosi al centro di un ecosistema di applicazioni che nel tempo è diventato molto ricco.
La versione gratuita di OneNote per Windows non può sfruttare, naturalmente, alcune funzioni avanzate derivanti dall’integrazione con il pacchetto Office: le funzioni di interoperabilità con Outlook e con Excel possono funzionare soltanto se Office è installato sul Pc. Anche l’accesso a un server SharePoint per il salvataggio remoto e la condivisione dei dati è una funzione Premium e richiede un’infrastruttura compatibile, gestita dall’azienda oppure acquisita in abbonamento con i pacchetti Office 365. Inoltre è inibita la funzione di versioning, molto potente e piuttosto utile: per sbloccarla bisogna passare alla versione a pagamento. Se si escludono questi dettagli, però, l’edizione gratuita di OneNote è uguale a quella inclusa in Office, offre le stesse funzioni ed è utilizzabile senza limite di tempo. Per garantire comunque le funzioni di condivisione e memorizzazione remota, essenziali per un utilizzo efficace su più dispositivi, OneNote si può appoggiare su OneDrive (il nuovo nome di SkyDrive, il servizio di cloud storage targato Microsoft), anch’esso gratuito fino a 7 Gbyte. Utilizzare lo storage remoto non è obbligatorio: OneNote, infatti, permette anche di creare blocchi note locali, ma le funzioni di sincronizzazione tra più dispositivi e condivisione con altri utenti sono così comode da consigliare il salvataggio nel cloud.
Proprio l’integrazione con SkyDrive (oggi OneDrive) è stata una delle novità più significative della versione 2013 di OneNote, condivisa con tutte le altre applicazioni della suite. Segnaliamo poi un supporto più completo per le tabelle, anche tramite l’integrazione di oggetti Excel, e degli schemi di Visio. Come negli altri programmi di Office, è stato migliorato il supporto degli schermi touch con l’introduzione della modalità tocco, che ingrandisce i pulsanti della barra multifunzione e ne aumenta la distanza quando si usa un display sensibile al tocco, rendendo l’interfaccia più semplice da utilizzare con le dita. In ogni caso, come abbiamo già accennato, la struttura di OneNote si presta meglio a un controllo tramite stilo, soprattutto perché è molto più semplice prendere appunti, disegnare schizzi e aggiungere note, frecce o evidenziazioni con una penna che con le dita.
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