Il primo impatto con la versione desktop di OneNote potrebbe lasciare spiazzati, specialmente se si è abituati alle altre applicazioni di Office: il programma, infatti, si comporta in modo diverso rispetto al resto della suite. Al primo caricamento mostra una nota d’esempio, con collegamenti a video e altri materiali informativi pensati per consentire all’utente di prendere confidenza con l’interfaccia e le funzioni del software, ma non offre alcun modello di documento. Inoltre, sono pochi anche i suggerimenti pratici sull’organizzazione e sulla gestione delle informazioni: OneNote permette di creare Blocchi appunti, costituiti da una o più Sezioni (rappresentate tramite schede), al cui interno si trovano una o più Pagine, ciascuna delle quali è un “foglio” virtuale di appunti; a complicare ancor più la struttura contribuiscono i collegamenti, i contrassegni (simili alle etichette) e le correlazioni tra gli appunti.
Questa gerarchia non è illustrata in modo chiaro: l’interfaccia è diversa da quella degli altri programmi di Office, e serve un po’ di tempo per abituarsi alla posizione dei vari elementi. Inoltre, il programma non offre nessun suggerimento sulle strategie di organizzazione delle informazioni: questa scelta da un lato lascia la massima flessibilità (gli strumenti di OneNote si adattano piuttosto bene a varie metodologie di archiviazione), ma un set di modelli d’esempio avrebbe giovato e offerto qualche spunto interessante agli utenti alle prime armi. Infine, OneNote non prevede neppure una funzione esplicita di salvataggio: ogni modifica viene memorizzata automaticamente e sincronizzata appena possibile, spiazzando gli utenti di Office più legati alla tradizione. Anche per questo motivo la funzione di gestione delle versioni è preziosa, ed è la lacuna a nostro avviso più rilevante nella versione gratuita del programma.
Come dicevamo, OneNote offre una superficie di annotazione completamente libera: vi si possono inserire immagini, testi e file di qualsiasi genere (anche se i formati non supportati saranno mostrati soltanto come icona). I contenuti possono essere organizzati a piacere all’interno della pagina, e poi si possono aggiungere note testuali oppure scritte a mano libera, elementi grafici di ogni genere (frecce, poligoni, assi cartesiani e molto altro), ed evidenziare i passaggi più importanti. Ad esempio, OneNote permette di catturare con la fotocamera del Pc un’immagine proiettata su uno schermo, aggiungere note scritte a mano e registrare nello stesso tempo la voce del presentatore, legando ogni appunto a un preciso time code della registrazione. È uno strumento potentissimo per gli studenti, e per chiunque debba prendere appunti di frequente. A questo proposito, molto interessante è la nuova modalità a tutto schermo, che nasconde quasi tutta l’interfaccia utente (rimane visibile soltanto un popup per la selezione del blocco degli appunti).
Attivando lo sfondo a righe o a quadretti si riesce ad avere la sensazione piuttosto realistica di lavorare con un blocco o un quaderno di carta. Quello che la normale carta però non potrà mai offrire sono le funzioni di indicizzazione e ricerca: OneNote sottopone a Ocr sia il testo inserito a mano libera (anche se l’efficacia del riconoscimento dipende dalla calligrafia) sia quello presente nelle eventuali immagini, oltre a indicizzare i testi digitati o incollati e le altre risorse compatibili. Il risultato è un archivio di conoscenze, idee, spunti e materiali di riferimento sempre pronto per essere consultato, e capace di fornire le risposte cercate nel giro di pochi istanti.
La gerarchia dei documenti, anche se non molto intuitiva, è versatile e permette di archiviare le informazioni con la massima flessibilità . È notevole è anche il sistema di categorizzazione, simile – ma non identico – alle etichette presenti in molti servizi Web. Si possono aggiungere caselle di spunta (check box), icone di vario tipo e molte categorie preimpostate, ed è anche possibile personalizzare i contrassegni aggiungendo nuove voci.
Notevoli sono poi le opzioni di condivisione: OneNote consente di aprire l’accesso a singole note e a interi blocchi di appunti ai collaboratori o agli amici, e persino di creare condivisioni temporanee durante una riunione: gli altri partecipanti non devono neppure avere OneNote installato, dato che possono utilizzare il client Web.
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