Ciascun impegno può essere categorizzato inserendolo in una cartella, gli si può assegnare un contesto e associargli un numero qualsiasi di etichette. Si può anche specificate la priorità , lo stato e definire un intervallo di ripetizione. Naturalmente, si possono anche aggiungere annotazioni e assegnare una data entro cui l’impegno dev’essere completato. Tutte queste opzioni permettono di gestire gli impegni con una granularità estrema, a volte perfino eccessiva; comunque, il servizio non obbliga a utilizzare tutte le proprietà e le funzioni offerte, e si può quindi decidere di sfruttarlo come meglio si crede.
L’elenco degli impegni può essere organizzato in base alle varie proprietà disponibili, e ordinato in modo molto preciso grazie a un sistema a tre livelli. Il menu a discesa Show permette di filtrare gli elenchi, per focalizzare l’attenzione soltanto su alcuni impegni; non manca neppure un potentissimo motore di ricerca, che permette di specificare condizioni multiple relative a specifiche proprietà degli impegni, unite da operatori logici organizzati anche in strutture nidificate. È presente anche un abbozzo di visualizzazione a calendario, anche se la struttura e l’impostazione del servizio sono pensate per gestire impegni senza una scadenza precisa.
L’interfaccia di inserimento di nuovi impegni è molto potente: permette di specificare tutte le proprietà per ogni singolo evento, oppure aggiungere più elementi in una sola operazione, con un’interfaccia dedicata che permette di indicare un massimo di 100 nuovi impegni.
La funzione di inserimento mostra anche il collegamento a una delle opzioni più interessanti di Toodledo: l’importazione e l’esportazione dei dati. Poter esportare le informazioni, infatti, è una delle caratteristiche più importanti di ogni servizio Web, e da questo punto di vista Toodledo offre moltissime funzioni: permette di effettuare il backup e il ripristino in formato proprietario, di esportare e importare i dati negli standard Xml, Csv, Json e come documenti di testo, e perfino di importare ed esportare gli impegni in formato iCal, oltre che nello standard dei dispositivi basati su Palm OS.
Le funzioni di Toodledo non coprono soltanto la gestione degli impegni, anche se questo rimane il focus principale; sfruttando le etichette collocate lungo il margine superiore della pagina si possono infatti raggiungere altre tre sezioni, dedicate alle annotazioni, alle liste e agli outline, ovvero elenchi organizzati in modo gerarchico. Si tratta di strumenti comodi, anche se il loro sviluppo è ancora completo; l’unica ad avere già una struttura matura e consolidata è la sezione Note, che permette di aggiungere alle cartelle degli impegni informazioni più approfondite e materiali di riferimento utili per svolgere le mansioni quotidiane o per completare un progetto.